Дослідна експлуатація

У процесі роботи персоналу замовника з медичною інформаційною системою «ЕМСІМЕД» ми розрізняємо два режими її експлуатації: тестовий і промисловий.

Опытная эксплуатацияНаша компанія дає таке визначення для поняття «промислова експлуатація» інформаційних систем:

«Промислова експлуатація ІС – це такий режим експлуатації, при якому система функціонує в рамках вимог і завдань, що висуваються до неї, в штатному режимі без втручання фахівців ыз впровадження. По суті, це режим звичайної щоденної експлуатації. У нашому випадку вимоги пред'являються до автоматизації конкретних робочих місць, організації документообігу, формування звітів, спільної роботи МІС і обладнання і так далі. Штатний режим означає, що співробітники вміють користуватися системою в рамках своїх функціональних обов'язків, система працює без збоїв, всі процеси в системі налагоджені».

Перехід в режим промислової експлуатації – це кінцева мета всього процесу впровадження медичної інформаційної системи «ЕМСІМЕД», і тому сама промислова експлуатація не є окремим етапом процесу.

На практиці, навіть при ідеальному плануванні і дуже жорсткому контролі, не завжди виходить відразу після описаних на попередніх етапах робіт перейти в режим промислової експлуатації. І чим більший медичний заклад, тим вище такий ризик. Для того, щоб ЛПЗ замовника повноцінно почав експлуатувати нашу систему, ми рекомендуємо запланувати в процесі впровадження режим дослідної експлуатації. Тривалість режиму дослідної експлуатації залежить від обсягу та складності робіт із впровадження системи, величини установи і визначається спільно із замовником. Зазвичай наші замовники укладаються в тримісячний термін.

Які основні фактори впливають на необхідність і тривалість тестового періоду експлуатації?

  • Організаційні
  • 1. Структурні зміни. Часто в ході впровадження наші замовники відкривають нові організаційні можливості або шляхи оптимізації своєї діяльності, які можна впровадити за допомогою нашої системи. Відповідно з'являються зміни в оргструктурі або в штатному розкладі, процесах діяльності. Ці незаплановані зміни треба відобразити в МІС.

    2. Адміністративні розпорядження . Використання МІС «ЕМСІМЕД» – це новий, поліпшений спосіб виконання співробітниками частини своїх обов'язків. І цей новий спосіб необхідно регламентувати наказами, інструкціями, керівництвами, списком функціональних обов'язків і так далі. Остаточне розуміння адміністрацією ЛПЗ хто, що і як буде робити приходить в «бойових умовах», а з досвідом народжуються і посадові інструкції.

  • Людський фактор

  • 1. Персонал хворіє, їздить у відпустку і відрядження, бере участь у науковій роботі, конференціях, буває перевантажений в основний зайнятості – все це призводить до невиконання робіт за план-графіком у строк і потрібен резервний час.

    2. Не всі співробітники мають однаково високий рівень комп'ютерної грамотності та однаково швидко звикають працювати в інформаційній системі, використовувати всі її можливості. Для таких співробітників потрібно трохи більше часу на навчання і звикання, ніж заплановано в плані навчання.

    • Технологічні

    1. При підключенні устаткування можуть проявитися приховані чинники, що впливають на час підключення. Наприклад, документація на апараті не збігається з поточною версією внутрішнього керуючого ПО, або в процесі ремонту сервісні інженери заблокували необхідну функцію. Бувають випадки, коли виробник апарату саботує процес підключення у зв'язку з тим, що у нього є альтернативний нашому продукт.

    2. У процесі створення електронного документообігу та звітності з'ясовується необхідність створити новий або переробити вже існуючий документ або звіт – на це потрібен додатковий час.

  • Форс-мажорні чинники

    Форс-мажори тут не тільки в загальноприйнятому розумінні – повінь, пожежа і так далі, але такі фактори, як, наприклад, відключення електропостачання, поломка сервера і ПК співробітників, незапланована затримка товарів на митниці, непланова перевірка державного органу нагляду у замовника і так далі, – загалом, всі ті чинники, які неможливо передбачити і внести в план-графік робіт.

    Також в період дослідної експлуатації включені роботи для перевірки правильності роботи деяких функцій системи, які неможливо перевірити відразу після установки і налаштування. Насамперед це стосується генерації звітів і статистики. Необхідно накопичити певний набір даних, протягом деякого часу заповнювати електронні документи, і тоді з'явиться початковий набір первинних даних, на підставі яких можна згенерувати звіт та звірити правильність результуючих даних.

    Певний час протягом тестової експлуатації виділяється на проведення фінальних тестових випробувань – адже перш ніж перевести медичний заклад на новий спосіб роботи, адміністрація організації повинна на 100% переконатися в повній працездатності встановленої медичної інформаційної системи. Для проведення випробувань створюється приймальна комісія зі співробітників адміністрації ЛПЗ і ключових користувачів системи за участю наших фахівців. У ході випробувань всі результати протоколюються, а виявлені недоліки підлягають усуненню. Під недоліками розуміється невідповідність вимогам до роботи в системі, зафіксованим і затвердженим сторонами в технічному завданні на впровадження і визначеним на етапі діагностики та консультацій.

    Зазвичай дата початку промислової експлуатації збігається з датою, що відкриває черговий звітний період в організації – початок кварталу або початок року, рідко – початок місяця. При плануванні робіт в період тестової експлуатації ми рекомендуємо орієнтуватися на обрану дату. Бажання наших замовників якомога швидше отримати вигоди та переваги від використання медичної інформаційної системи «ЕМСІМЕД» цілком зрозуміле і виправдане, тому непоодинокі випадки, коли на персонал замовника та на наших інженерів покладається «понаднормове» навантаження. Планувати таке навантаження треба обережно і збалансовано, враховувати мотивацію і готовність персоналу, фінансову складову процесу.

    Як правило, роботи в режимі тестової експлуатації проходять у вигляді взаємних консультацій, якщо, звичайно, не залишилося боргів за плановими роботам інших етапів впровадження через наведені вище чинники. Оптимальним варіантом організації таких консультацій є очна консультація наших фахівців протягом 2-3 годин 1-2 рази на тиждень прямо на об'єкті автоматизації замовника. У такому варіанті консультацій у адміністрації замовника є можливість запланувати і організувати групову консультацію, а у персоналу є можливість попрацювати в системі і зібрати перелік питань до обговорення. Таким чином відбувається інтенсивний обмін інформацією між великою кількістю учасників, співробітники вчаться на досвіді своїх колег, завдяки чому істотно підвищується ефективність процесу. При необхідності також призначаються планові індивідуальні консультації, в ході яких персонал також може озвучити виявлені в процесі роботи поточні недоліки.

    Повноцінне і правильне проведення тестового режиму експлуатації гарантує використання медичної інформаційної системи «ЕМСІМЕД» персоналом замовника з максимальною ефективністю. Фахівці нашої компанії радо сприятимуть і допомагатимуть в освоєнні нового, інноваційного інструменту автоматизації діяльності медичного закладу.