Модуль "Реєстратура"

Будь-який медичний заклад починається з реєстратури. Саме там відбувається знайомство пацієнта з ЛПЗ.

Реєстратура зумовлює поведінку пацієнта на подальших етапах медичного обслуговування, формує його враження і уявлення про заклад.

Сучасна реєстратура вирішує величезну кількість завдань, починаючи з видачі будь-якої довідкової інформації відвідувачам і ведення картотек і закінчуючи організацією процесу руху пацієнтів по спеціалізованих Модуль «Регистратура»медичних відділеннях. Однак далеко не кожному керівникові медичної установи вдається вирішити проблеми черг в реєстратуру і до лікарів, налагодити процеси зберігання і обробки паперових картотек, подолати труднощі в складанні графіків і розкладів і вирішити інші організаційні питання.

Через велику кількість рутинних операцій, величезний потік оброблюваної інформації, застарілі форми зберігання і обробки документації реєстратура в більшості випадків управляє потоком пацієнтів не оптимально. Пацієнти, в свою чергу, розцінюють це як неуважне, неякісне обслуговування і складають негативну думку про медичний заклад ще до початку лікування.

Для комерційної клініки таке ставлення призводить до втрати іміджуі прибутку закладу, для державних установ – скандалами та скаргами у вищі інстанції. Щоб уникнути цього, головному лікарю або директору сучасної лікарні необхідно:
Автоматизувати формування медичних карт, талонів, довідок та решти медичної документації:

  1. Налагодити автоматизований процес управління робочим часом персоналу та складання графіків прийомів лікарів, кабінетів та обладнання.
  2. Створити новий, зручний і наочний електронний інструмент для запису пацієнтів, моніторингу доступних ресурсів установи та координації пацієнтів і лікарів з урахуванням позаштатних ситуацій.
  3. Автоматизувати процес реєстрації і пошуку пацієнтів в базі даних лікувально-профілактичного закладу.
  4. Комп'ютеризувати формування статистичної та звітної інформації відповідно до вимог МОЗ та управлінських задач керівництва ЛПЗ.
  5. Розробити автоматизований засіб управління подіями і діями, пов'язаними з обслуговуванням пацієнтів.
  6. Автоматизувати інструмент управління всіма доступними ресурсами ЛПЗ з метою підвищення швидкості обслуговування пацієнтів і якості надаваних послуг.
Сучасний медичний комплекс МІС «ЕМСІМЕД»спрямований на задоволення всіх вищеописаних потреб. До складу цієї медичної інформаційної системи входить модуль «Реєстратура», який і вирішує подібні проблеми.

За допомогою «Реєстратури» будь-який медичний заклад отримує значну конкурентну перевагу за рахунок якісної, ефективної та економної роботи не тільки реєстратури, а й усього закладу в частині управління пацієнтами та ресурсами медичної установи.

Модуль складається з декількох ключових компонент, що відповідають за певні процеси в роботі реєстратури. Базовий набір компонент забезпечує повноцінне функціонування реєстратури в будь-якому медзакладі. Розширений набір стане в нагоді організаціям з підвищеними вимогами до використання, моніторингу та контролю всіх доступних ресурсів, а також великим комерційним клінікам.


Основна компонента «Реєстратура» автоматизує такі процеси:


Компонент «Регистратура»
  • Формування амбулаторної електронної медичної картки за формою №025/о в момент першої реєстрації пацієнта в реєстратурі.
  • Формування талона запису на прийом за формою №025-4/0.
  • Формування дозволу на обробку персональних даних відповідно до закону.
  • Контроль завантаження обладнання або лікарів деяких спеціалізацій (наприклад, система здатна повідомляти працівникові реєстратури про те, що лікар-рентгенолог близький до максимально допустимого рівня навантаження).
  • Автоматичне опитування про причини скасування візиту у разі настання такого з фіксацією в журналі.
  • Ведення списку очікування пацієнтів у випадку використання черги пацієнтів.
  • Автоматична (також доступна і ручна) реєстрація часу приходу і завершення прийому пацієнта з автоматичним сигналом для приймаючого лікаря.
  • Повне і зручне у звичному вигляді календаря і часової шкали відображення всієї основної інформації про графіки та розклад лікарів, кабінетів та обладнання, місцезнаходження пацієнтів і лікарів.
  • Автоматичний пошук і обробка даних після зчитування штрих-коду сканером.
Талон на прийом амбулаторного хворого
У напівавтоматичному режимі також можуть виконуватися такі функції:

  • Запис пацієнта в будь-яке відділення, будь-який кабінет, до будь-якого лікаря, на будь-яку медичну подію в усіх установах, що входять до складу об'єднання ЛПЗ (ця функція корисна великим організаціям з кількома ЛПЗ, відділеннями та філіями, у яких є один центральний кол-центр або адміністративний пост обслуговування пацієнтів).
  • Запис пацієнта до лікаря, на процедури, інструментальне або лабораторне дослідження або іншу медичну подію в кілька кліків; одночасно збирається інформація про причину звернення, страховку, лікаря, що направив пацієнта, та інші дані
  • Управління винятковими подіями в розкладі лікаря, такими як відпустка, терміновий виклик в стаціонар та інші.

Інформація про запис пацієнта на прийом
Компонента забезпечує організацію робочого місця медичного реєстратора в зручному і звичному для співробітника форматі:

  • Журнали прийому пацієнтів класифікуються за спеціалізацією лікаря, з різних видів прийомів, із комплексного (профілактичного) прийому декількома лікарями.
  • Різні журнали і типи прийомів відрізняються кольором оформлення.
  • У формі журналу міститься інформація про розклад роботи лікаря, його присутність на робочому місці, номер кабінету, в якому проводиться прийом.
  • Є можливість автоматично і вручну регулювати стандартну тривалість прийому лікаря.

Відображення виключного події лікаря (конференції)
Крім цього, компонента надає різну аналітичну, звітну та статистичну інформацію у вигляді встановлених звітних форм. До них належать розклад прийому лікаря або кабінету; розклад пацієнта; розклад подій в установі за заданий період часу; реєстраційна картка пацієнта; список прострочених очікувань; загальний список очікувань або список очікувань по типу події, журнал або ресурс за період часу; загальна статистика реєстратури; статистика причин скасування і прийомів і так далі.

Також «ЕМСІМЕД» дає користувачеві можливість створювати звіти на основі інформації, яку зберігає система.

Компонента «Розклад»
Компонента «Расписание»Компонента «Розклад» автоматизує такі завдання у роботі реєстратури:

  • Складання графіків роботи лікарів з обслуговування пацієнтів.
  • Автоматичне складання прийому пацієнтів кожним лікарем на основі наявних графіків розкладу.
  • Планування робочого часу співробітників на будь-який період.
  • Складання графіків роботи співробітників на основі шаблонів або повністю вручну.
  • Ведення календарів робочого часу.
  • Контроль відкритих змін і контроль порушень використання робочого часу (якщо необхідно).
  • Кількість графіків і шаблонів нічим не обмежена.

Графік роботи лікаря
За допомогою компоненти «Розклад» можна отримати візуалізацію всієї основної робочої інформації. Представлена вона як гнучкий календар для розкладів із зручною ієрархічною структурою всіх доступних ресурсів установи, в якій проводиться запис на прийом. Таким чином, вся оперативна інформація поміщається в екран, не вимагає довгих пошуків, складної фільтрації і перегортання. Це значно спрощує роботу реєстратора і робить її комфортнішою.


Компонента «Реєстрація пацієнта»
Компонента «Регистрация пациента»Ця компонента забезпечує первинну реєстрацію пацієнта в напівавтоматичному режимі. У більшості випадків реєстратору пропонується вибір із заздалегідь визначеного списку можливих варіантів. Вся реєстраційна інформація зберігається в електронній картці, яку при бажанні можна роздрукувати.

Компонента дозволяє збирати як обов'язкову інформацію про майбутнього пацієнта, необхідну для формування статистичних звітів в Міністерство охорони здоров'я, так і персональні дані, визначені правилами конкретної установи.

Для зручності співробітників реєстратури передбачено дві форми збору даних: скорочена і повна.
У скороченій формі компонента вимагає введення тільки найбільш необхідної інформації: ПІБ, пільги, громадянство, стать, дата народження, тип населеного пункту, контакти і дані про страховку.

Скорочена форма реєстрації пацієнта
У повній формі компонента також збирає дані про документи пацієнта, уточнює інформацію про страховку, а також групує пацієнтів по відповідних вкладках вікна введення.

Реєстратор також може скористатися автоматичним адресним каталогом, що містить всі можливі міста, вулиці і райони країни. Завдяки цьому повну адресу пацієнта можна внести в систему всього за кілька секунд. Введення телефонних номерів також може відбуватися за заданими шаблонами – це зменшить кількість помилок введення і прискорить пошук пацієнта в разі анонімної реєстрації (коли надається тільки номер телефону).


Інформація, яка заповнюється в повній формі реєстрації пацієнта
Медичні рєстратори також знайдуть зручною можливість реєстрації пацієнта прямо під час запису його на прийом. Всі зібрані дані будуть передані в автоматично створену реєстраційну картку, яку пізніше можна легко відредагувати.


Компонента «Пошук пацієнта»
Компонента «Поиск пациента»Ця компонента вирішує два найбільш рутинних завдання реєстратора: пошук людини серед уже зареєстрованих пацієнтів і запобігання повторній реєстрації того самого хворого.

Замість вивчення стелажів в пошуках паперової картки пацієнта, яка може взагалі бути в нього вдома, реєстратор може знайти потрібну картку легко і швидко. Адже пошук за допомогою системи «ЕМСІМЕД» можна здійснювати за будь-яким з нижченаведених параметрів:

  • Прізвище.
  • Телефон (у встановлених шаблонах).
  • Адреса.
  • Номер зареєстрованого в системі документа пацієнта.
  • Номер страхового поліса.
  • Діапазон дат при пошуку за датою народження.
Параметри пошуку пацієнта
Результати пошуку відображаються і оновлюються по мірі введення даних у відповідне поле. Знайти карту можна і за допомогою декількох альтернативних методів:

  • Пошук в групах, до яких пацієнт міг бути раніше приписаний лікарем або реєстратором.
  • Пошук в алфавітному каталозі, де групування карт відбувається за першою літерою прізвища.
  • Пошук за місцем реєстрації.
  • Також можна знайти реєстраційну карту шляхом зчитування штрих-коду документа.
Коли реєстратор здійснює реєстрацію нового пацієнта, система в прихованому режимі здійснює пошук по введених даних. У разі збігу компонента запропонує оператору результати пошуку. Якщо пацієнт вже був раніше зареєстрований, реєстратор може тут же скасувати реєстрацію. У разі необхідності система також дозволяє ввести повний дублікат реєстраційної картки.

Компонента «Події реєстратури»
Компонента «События регистратуры»За допомогою цієї компоненти система «ЕМСІМЕД» дозволяє значно спростити діалог між реєстратором і пацієнтом. Приміром, якщо пацієнт має проблеми із зором, він може записатися на консультацію до офтальмолога. Поліклініка організує для клієнта відповідну подію. Однак пацієнт не знає, що в консультацію входить ряд чітких і конкретних дій, таких як перевірка гостроти зору, визначення рефракції, огляд очного дна та інші.

Таким чином, подія – це одна або кілька медичних дій, які здійснює медустанова в рамках відвідування пацієнта. До дій належать прийом лікарів, консультації, операції, інструментальні дослідження, лабораторні дослідження, медичні маніпуляції, різні види лікування і медичної допомоги, вакцинація, діагностичні процедури та інше.

Подія – це одне або кілька медичних дій, які здійснює медичний заклад в рамках відвідування пацієнта.


За наявності модуля «Медичні послуги» перераховані дії також можна представити у вигляді платних послуг. Тоді подія для клієнта стане набором послуг з боку медичного закладу. Таким чином, компонента допоможе вирішити завдання управління як державним установам, яким властиве ведення тільки управлінського та статистичного обліку за надані послуги, так і комерційним закладам з характерним гнучким формуванням тарифної політики.

Слід зазначити, що події і дії (послуги) – це об'єкт управління всієї установи в цілому.У рамках ж компоненти «Події реєстратури» управління відбувається в частині прив'язки конкретної медичної події до конкретного пацієнта в реєстратурі.

Поділ медичної активності на «події» і «послуги» – особливість системи «ЕМСІМЕД». Так, можна створювати кілька однотипних подій, що містять різні набори послуг (медичних маніпуляцій). Таким чином, реєстратура або кол-центр медустанови можуть пропонувати пацієнту «подію», а враховуватися у фінансовому, складському і статистичному обліку будуть конкретні послуги і дії.

Головний лікар, комерційний директор, адміністратор реєстратури, завідувач відділення та інші відповідальні працівники ЛПЗ зможуть дуже гнучко і точно компонувати, продавати, враховувати і контролювати медичні послуги, що надаються пацієнтам. Із системою «ЕМСІМЕД» медпрацівник буде отримувати чіткі інструкції, а у клієнтів не виникне проблем із розумінням наданих послуг.

Перелік подій реєстратури
Компонента «Події реєстратури» дозволяє групувати різні події в групи відповідно до правил і внутрішніх процесів медустанови або за певною логічного ознакою. Користувач системи самостійно створює групи і називає їх на свій розсуд. Кількість можливих груп необмежена. Згруповані події відображаються ієрархічно, що зручно для управління, контролю та моніторингу.

Кожна подія має ряд реквізитів:

  • унікальний код, який присвоюється відповідно до системи внутрішніх позначень, якщо така введена в установі;
  • назва;
  • статус активності (дія може бути заблокована для використання);
  • спеціальні властивості при друку;
  • тривалість події (може мати значення за замовчуванням для складання розкладів або визначатися під час прив'язки до конкретного пацієнта залежно від складності дії);
  • обмеження на стать і вік. Реквізити дозволяють легко управляти як самою подією, так і активністю всього медичного закладу.

  • Згідно з правилами проведення медичного обслуговування деякі медичні процедури несумісні між собою. Іншими словами, їх не можна застосовувати до пацієнта в рамках одного прийому. Тому компонента «Події реєстратури» підтримує управління сумісністю подій на трьох рівнях:

  1. Виключна сумісність.
  2. Повна сумісність.
  3. Сумісність з тотожними подіями.

    Таким чином, автоматичний контроль сумісності медичних подій значно знижує ризики неякісного або неправильного обслуговування пацієнтів.

    Деякі діагностичні події відбуваються з використанням діагностичного обладнання. Якщо в останньому є DICOM3-інтерфейс, то у властивостях події можна також вказати тип дослідження, яке необхідно провести за допомогою даного приладу. Система автоматично сформує команду для пристрою, отримає результати дослідження і внесе ці результати в електронну медичну картку.


Компонента «Ресурси установи»
Компонента «Ресурсы учреждения»Ця компонента створена для максимального гнучкого й ефективного використання всіх наявних ресурсів медичної установи.
Відомо, що будь-який медзаклад управляє такими об'єктами у своїй діяльності:

  • Основний трудовий персонал: лікарі, медсестри, спеціальний персонал.
  • Місця роботи персоналу: кабінети, операційні, маніпуляційні, палати і т.д.
  • Обладнання, яке використовується для надання медичних послуг.
  • Безпосередньо медичні послуги та події.

Компонента «Ресурси установи» дозволяє скомпонувати всі вищевказані складові в один об'єкт – ресурс медичного закладу – і керувати ним як єдиним цілим.

Цей підхід найбільш зручний і практичний в ситуаціях, коли потрібно виробити грамотне резервування, планування діяльності, оптимізацію завантаження лікарів і управляти потоком пацієнтів, що актуально для реєстратури.


Перелік ресурсів установи

Объясним работу компоненты на примере


У приватній клініці є один пересувний апарат для УЗД, три кабінети для проведення ультразвукового дослідження (і надання інших медичних послуг) та три лікаря УЗД-діагностики. Завдання: максимально ефективно використовувати єдиний апарат і забезпечити комфорт для пацієнтів під час надання послуги «УЗД черевної порожнини».

Подібної мети можна досягти, якщо апарат буде завжди задіяний, і не буде простоїв під час переодягання пацієнта або консультації за результатами обстеження (як часто і відбувається). Комфорт для пацієнтів забезпечується тим, що його обслуговує один лікар в одному кабінеті протягом усього прийому.

Вихід у такому випадку такий –пересувати апарат туди, де він необхідний в конкретний момент часу. Позиціонування апарату (його резервування) відбувається в реєстратурі під час запису пацієнта на прийом.

Для вирішення цього завдання в компоненті «Ресурси установи» необхідно створити глобальний ресурс з назвою «УЗД-апарат», пов'язати його з трьома доступними кабінетами, трьома доступними лікарями і набором подій «УЗ-дослідження». Цей глобальний ресурс і зайнятість його складових частин буде бачити працівник реєстратури. Так він абсолютно точно зможе знати, який лікар приймає, в якому кабінеті, і в який проміжок часу йому знадобиться апарат для УЗД. Маючи таку інформацію, реєстратор призначить прийом наступного пацієнта таким чином, щоб прилад не простоював. За необхідності, можна також знайти вільний кабінет і вільного лікаря з числа перерахованих в ресурсі, оскільки в даному випадку лікарів і кабінетів досить, і вони не є особливо контрольованим об'єктом управління.
Особливо зручно те, що тривалість кожного конкретного УЗД може бути визначено заздалегідь або вказано вручну реєстратором. Завдяки цьому на часовій шкалі ресурсу завжди видно, коли апарат простоює і його можна задіяти.


Повертаємося до опису компоненти.
Управління ресурсами установи забезпечується кількома характеристиками, що роблять роботу простою і ефективною:
  • Назва, повна і коротка – два варіанти, яких цілком достатньо, щоб повністю описати ресурс і зробити його зрозумілим для співробітників.
  • Опис – не обов'язково поле для спеціальних інструкцій персоналу.
  • Статус активності, з можливістю блокування ресурсу.
  • Належність до конкретного відділення установи з обмеженням доступу з боку інших відділень.
  • Безліч параметрів налаштування для відображення на робочому місці реєстратора та тонкого налаштування ресурсу.
  • Набір фіксованих складових, які жорстко виділені під ресурс.
  • Набір додаткових (резервних) складових, на випадок, якщо фіксовані складові всі зайняті.
  • Статус групового використання ресурсу і кількість осіб в групі.
Компонента «Журнали реєстратури»
Компонента «Журналы регистратуры»За допомогою цієї компоненти можна максимально гнучко налаштовувати різноманітні журнали для фіксації подій, пов'язаних із записом пацієнта на прийом. Журнали дуже тісно інтегруються з компонентою «Ресурси установи». Таким чином, значно спрощується вирішення завдань співробітників реєстратури. Запис у журналах стає можливим тільки щодо тих ресурсів, які приписані до цього журналу. Один журнал може «обслуговувати» кілька однотипних ресурсів, що значно спрощує контроль запису і моніторинг усіх процесів реєстратури.

Система «ЕМСІМЕД» дозволяє вести як загальні журнали реєстратури, що відносяться до декількох лікарів одного профілю, так і персонально налаштовані журнали, в яких можна реєструвати запис в нестандартних ситуаціях. Наприклад, якщо необхідно організувати запис на професійний огляд за участю декількох різнопрофільних фахівців.

Компонента «Координатор»,яка входить до розширеного набору модуля «Реєстратура», буде особливо корисна великим медичним організаціям, де необхідно чітко координувати рух пацієнтів по установі, попереджати лікарів і пацієнтів про заплановані події, відстежувати і фіксувати ці попередження в системі.

Інформація про пацієнта і статус прийому на робочому місці координатора
Компонента «Монитор предупреждений»
Ще одна компонента «Монітор попереджень»з того самого розширеного набору допоможе реєстраторам попереджати пацієнтів про те, що їм призначений прийом у визначений час. Система виводить список всіх пацієнтів з контактним телефоном і основною інформацією. Потім реєстратор (або оператор кол-центра) дзвонить клієнтові і ставить позначку в системі, що він був попереджений. Якщо клієнт відмовився від запланованого прийому, медреєстратор може в інтерфейсі реєстратури негайно скасувати запланований прийом.

Така функція буде дуже корисною тим медустановам, які піклуються про комфорт пацієнтів, свій імідж і максимально ефективне обслуговування потоку клієнтів.
Компонента також дозволяє контролювати якість роботи реєстраторів та операторів кол-центру.



Компонента «Поиск ресурсов»
Компонента «Пошук ресурсів» покликана вирішити ще одну задачу реєстратури: недостатність ресурсів для обслуговування пацієнтів. Коли всі доступні фіксовані ресурси (лікарі, кабінети або обладнання) вже зайняті іншими пацієнтами, реєстратор може виконати пошук серед вільних додаткових ресурсів і таким чином обслужити пацієнта і принести додаткові вигоди для організації. Ця компонента представлена у розширеному наборі модуля «Реєстратура».






Компонента «Монитор занятости ресурсов»Компонента «Монітор зайнятості ресурсів» буде корисною адміністрації установи для загальної оцінки завантаження клініки. Компонента в одному вікні відображає зайнятість і час роботи абсолютно всіх складових ресурсів клініки. Оновлення інформації може відбуватися автоматично з частотою в одну хвилину.

На підставі такої інформації головний лікар або директор лікувально-профілактичного закладу може приймати миттєві тактичні рішення про перенаправлення або перерозподіл ресурсів залежно від ситуації або складати стратегічні плани розвитку та розширення установи. Також компонента зручна для функцій контролю загальної діяльності установи.

Як було показано вище, модуль «Реєстратура» володіє величезною кількістю функцій, досить простий у початковому налаштуванні і гарантує оптимальний результат у непростій задачі автоматизації діяльності такого важливого відділу будь-якого медзакладу, як реєстратура. В основу модуля закладена необхідність в гнучкому підлаштуванні під процеси реєстратури. Таким чином, будь-який медичний заклад може перенести в МІС «ЕМСІМЕД» свої внутрішні процеси реєстратури в тому вигляді, в якому вони вже використовуються в установі. Це дасть ще одну конкурентну перевагу іпідвищить якість обслуговування і пацієнтів, і співробітників організації.