Документообіг


Автоматизація документообігу в сучасному медичному закладі – найбільший за обсягом
і найтриваліший етап в усьому процесі впровадження будь-якої медичної інформаційної системи.


Завдяки модульній системі МІС «ЕМСІМЕД» і гнучким можливостям індивідуальних налаштувань нашої системи процес запуску електронного документообігу в ЛПЗ не є особливо складним. Проте даний етап вимагає акуратності й уваги – в першу чергу з боку замовника, особливо на етапі діагностики ЛПЗ як об'єкта автоматизації.

Під документообігом ми розуміємо:

  • Заповнення, ведення, зберігання електронних медичних карток, первинної медичної, управлінської та фінансової документації в електронному вигляді в базах даних МІС «ЕМСІМЕД».
  • Генерацію статистичних, аналітичних та управлінських звітів на підставі первинної документації.
  • Обмеження прав доступу до документів і створення документальних профілів для лікарів і медперсоналу різних спеціальностей.
  • Підтримання структури додаткових даних як джерела інформації для додаткових нестандартних потреб замовника.

Як видно із визначення, документообіг медустанови характеризується безліччю параметрів. Всі вони визначаються в ході діагностичного етапу впровадження, а також спільних консультацій безпосередньо під час виконання робіт із налаштування.
На етапі діагностики ми просимо наших замовників надати повний список медичних документальних форм, які використовуються в медустанові. Найкраще цю роботу доручити співробітникам організаційно-методичного відділу, завідувачам відділень та профільним лікарям спеціалізованих кабінетів, оскільки ці співробітники мають доступ до первинної документації відповідно до їх функціональних обов'язків.

Із погляду загальної стандартизації первинної медичної документації можливі три варіанти:

1. Установа надає нам перелік медичних документальних форм, які використовуються в установі точно в тому вигляді, в якому ці форми регламентував МОЗ України. При цьому достатньо вказати номер форми. Найбільш часто використовувані форми МОЗ вже є в комплекті МІС «ЕМСІМЕД», проте вузькоспеціалізовані форми по конкретних медичних спеціальностях і протоколаї підлягають окремому виготовленню під конкретного замовника.

2. Установа використовує модифіковані форми МОЗ. «Модифіковані» в даному випадку означає, що документ по мінімальному набору інформаційних полів відповідає вимогам МОЗ, але порядок полів може бути змінений, а також можуть бути додані додаткові інформаційні поля. Зазвичай такі модифікації робляться для зручності лікаря і для більшої інформативності документа, що важливо для повсякденної клінічної та наукової роботи. У цьому випадку ми просимо наших замовників вказати вихідний номер форми і надати зразок остаточного документа в будь-якому можливому вигляді: електронний або друкований документ, сканкопію. Модифікація документа займає деякий невеликий час і зазвичай виконується за невелику плату.

3. Установа використовує унікальний документ, який не має наближених аналогів в стандартних формах МОЗ. Така ситуація найчастіше зустрічається в комерційних клініках, де надаються особливі види медпослуг, наприклад ЕКГ, і де є необхідність надавати розгорнуту інформацію для пацієнта. Також така ситуація досить типова для великих академічних клінік, де крім лікарської практики проводиться ще й клінічна наукова робота. У цьому випадку замовники також передають нам повну версію документа в будь-якому вигляді, а також супроводжують документ короткою інструкцією до заповнення та формату інформаційних полів. Створення таких документів займає від 4 до 30 годин роботи фахівця і оплачується окремо.

Крім того, під час збору інформації про використовувані документи ми просимо надати інформацію про те, які лікарі якими документами користуються відповідно до їх лікарських профілів, функціональних обов'язків, кваліфікації і т. д. Це необхідно для того, щоб скласти профілі документів для лікарів і призначити права доступу лікарів до документів. Таке завдання краще контролювати головному лікарю, завідувачам відділень.

Також в ході діагностики наші фахівці спільно із замовником оптимізують перелік додаткової медичної документації. Йдеться про журнали, щоденники, дайджести і так далі. На цьому кроці враховуються нюанси, пов'язані з обов'язковим ручним веденням документів і можливістю формувати статистику, оминаючи проміжні журнали, які були обов'язковими для паперового документообігу і не обов'язкові в електронній версії документообігу.

Наступний крок – складання переліку особливостей при генерації медичних статистичних звітів, які використовуються в лікувально-профілактичному закладі. Форми статистичних звітів затверджені МОЗ і не підлягають зміні, а от збір даних, на основі яких формуються звіти, має деякі особливості, які необхідно врахувати і оптимізувати в електронному документообігу. Це завдання, як і оптимізацію переліку додаткової меддокументації, краще контролювати співробітникам організаційно-методичного відділу та відділу медичної статистики замовника.

Медична інформаційна система «ЕМСІМЕД» має досить великий перелік звітів в комплекті. Цей перелік підійде більшості медичних установ. Однак для комерційних і наукових установ характерні свої специфічні звіти: фінансові, маркетингові, наукові, статистичні, управлінські, лікарські і так далі. Якщо такі нестандартні звіти є, то слід їх заявити в процесі діагностики документообігу. Найкраще надати ці звіти в готовому вигляді, наприклад у вигляді вже використовуваного зразка. Якщо звіт раніше не використовувався, то необхідно скласти технічне завдання, в якому описати, які дані використовуються для генерації звіту, як ці дані обробляються і в якому вигляді повинні бути представлені в фінальній формі звіту. Слід зауважити, що іноді генерація додаткових звітів потребує накопичення специфічних даних, а для цього потрібно створювати нові або модифікувати поточні електронні документи. Все це відображається на вартості робіт і часі їх виконання.

Процес створення електронного документообігу починається відразу після підписання договорів поставки та впровадження і збору первинної діагностичної інформації. Левову частку робіт по створенню документальних і звітних форм наші фахівці виконують в нашому офісі на спеціально призначених для цього технологічних майданчиках (спеціально виділений серверний простір під тестові та технологічні роботи з робочою версією МІС «ЕМСІМЕД» для кожного конкретного замовника). Завдяки таким майданчикам ми можемо значно прискорити впровадження МІС: поки замовник зайнятий покупкою і налаштуванням технічного забезпечення на об'єкті автоматизації у себе в ЛПЗ, ми вже працюємо з робочою версією системи, яку потім переносимо на сервери замовника.

Робота зі створення та адаптації документообігу постійно супроводжується взаємними консультаціями із замовником, адже в процесі доводиться досить часто уточнювати нюанси заповнення того чи іншого документа, оптимізувати екранну форму для зручності роботи лікаря. Щоб робота не зупинялася, ми рекомендуємо нашим замовникам спеціально виділяти час своїх фахівців на проведення таких консультацій. Найбільш оптимальний спосіб – 1-2 години «живої» зустрічі, коли наш фахівець приїжджає зі списком конкретних питань.

Після створення електронних документів та установки робочої версії системи на серверах замовника починається етап тестування документальних форм і звітів. Лікарі різних спеціальностей починають заповнювати різні документи, виявляти помилки і незручності в роботі. Статистичний відділ починає формувати пробні статистичні звіти. Якщо виникають помилки або недоліки, наші фахівці їх усувають. Важливо зауважити, що роботи з усунення помилок і недоліків ведуться в рамках вимог, виявлених в ході діагностики. Нові вимоги, які з'явилися в ході тестування, розглядаються як нова задача і підлягають окремій грошовій і часовій оцінці. Тому ми рекомендуємо нашим замовникам як можна більш точно описати всі вимоги до документообігу на етапі діагностики.

Таким чином, загальна послідовність робіт на цьому етапі виглядає так:

  • Діагностика – збір зразків, вимог до документообігу та звітності. Виконується замовником за методиками виконавця.
  • Діагностика – збір інформації про права доступу до документів і організацію документальних профілів для лікарів. Виконується замовником за методиками виконавця.
  • Створення, модернізація, адаптація електронних документальних форм і звітів на технологічному майданчику виконавця. Супроводжується спільними консультаціями.
  • Перенесення документообігу на робочий сервер замовника. Здійснюється виконавцем.
  • Тестування електронних документів, формування звітів про помилки та незручності. Виконується користувачами системи з боку замовника.
  • Виправлення недоліків – здійснюється виконавцем.

Як видно, цей етап починається одночасно із загальним початком впровадження і закінчується практично під час здачі системи в промислову експлуатацію, тому і для замовника, і для нашої компанії важливо приділити цьому етапу максимум уваги.