Этап «Опытная эксплуатация»

В процессе работы персонала Заказчика с медицинской информационной системой ЭМСИМЕД мы различаем два режима ее эксплуатации: опытный и промышленный.

Опытная эксплуатацияНаша компания дает следующее определение для понятия «промышленная эксплуатация» информационных систем:

Промышленная эксплуатация ИС, это такой режим эксплуатации, при котором система функционирует в рамках требований и задач, предъявляемых к ней, в штатном режиме без вмешательства специалистов по внедрению. По сути, это режим обычной ежедневной эксплуатации. В нашем случае требования предъявляются к автоматизации конкретных рабочих мест, организации документооборота, формированию отчетов, совместной работе МИС и оборудования и так далее. Штатный режим означает, что сотрудники умеют пользоваться системой в рамках своих функциональных обязанностей, система работает без сбоев, все процессы в системе налажены.
Переход в режим промышленной эксплуатации это конечная цель всего процесса внедрения медицинской информационной системы ЭМСИМЕД, и потому промышленная эксплуатация не является выделенным этапом внедрения.

На практике, даже при идеальном планировании и очень жестком контроле, не всегда получается сразу после описанных на предыдущих этапах работ перейти в режим промышленной эксплуатации. И чем крупнее медицинское учреждение, тем выше такой риск. Для того, что бы ЛПУ Заказчика полноценно начала эксплуатировать нашу систему, мы рекомендуем запланировать в процессе внедрения режим опытной эксплуатации. Длительность режима опытной эксплуатации зависит от объема и сложности работ по внедрению системы, величины учреждения и определяется совместно с Заказчиком. Обычно наши Заказчики укладываются в трехмесячный срок.

Какие основные факторы влияют на необходимость и длительность опытного периода эксплуатации?

  • Организационные
    1. Структурные изменения. Часто в ходе внедрения наши Заказчики открывают новые организационные возможности или пути оптимизации своей деятельности, которые можно внедрить с помощью нашей системы. Соответственно появляются изменения в оргструктуре или в штатном расписании, процессах деятельности. Эти незапланированные изменения надо отразить в МИС.

    2. Административные предписания. Использование МИС ЭМСИМЕД это новый, улучшенный способ выполнения сотрудниками части своих обязанностей. И этот новый способ необходимо регламентировать приказами, инструкциями, руководствами, списком функциональных обязанностей и так далее. Окончательное понимание администрацией ЛПУ кто, что и как будет делать приходит в боевых условиях, а с опытом рождаются и должностные инструкции.

  • Человеческий фактор

  • 1. Персонал болеет, ездит в отпуск и командировки, участвует в научной работе конференциях, бывает перегружен в основной занятости – все это приводит к невыполнению работ по план-графику в срок и требуется резервное время.

    2. Не все сотрудники имеют одинаково высокий уровень компьютерной грамотности и одинаково быстро привыкают быстро работать в информационной системе, использовать все ее возможности. Для таких сотрудников требуется несколько больше времени на обучение и привыкание, нежели запланировано в плане обучения.

  • Технологические

  • 1. При подключении оборудования могут проявиться скрытые факторы, влияющие на время подключения. Например, документация на аппарат не совпадает с текущей версией внутреннего управляющего ПО, или в процессе ремонта сервисные инженеры заблокировали необходимую функцию. Бывают случаи, когда производитель аппарата саботирует процесс подключения в связи с тем, что у него есть альтернативный нашему продукт.

    2. В процессе создания электронного документооборота и отчетности выясняется необходимость создать новый или переделать уже существующий документ или отчет – на это требуется дополнительное время.

  • Форс-мажорные факторы

  • Форс-мажоры здесь не только в общепринятом понимании – наводнение, пожар и так далее, но такие фактора, как например, отключение электроснабжения, поломка сервера и ПК сотрудников, незапланированная задержка товаров на таможне, неплановая проверка государственного органа надзора у Заказчика и так далее, в общем, все те факторы, которые невозможно предусмотреть и внести в план-график работ.

    Также в период опытной эксплуатации включены работы для проверки правильности работы некоторых функций системы, которые невозможно проверить сразу после установки и настройки. Прежде всего, это касается генерации отчетов и статистики. Необходимо накопить определенный набор данных, в течении некоторого времени заполнять электронные документы, тогда появится исходный набор первичных данных, на основании которых можно сгенерировать отчет и сверить правильность результирующих данных.

    Определенное время, в течении опытной эксплуатации, выделяется на проведение финальных тестовых испытаний, - ведь прежде чем перевести медицинское учреждение на новый способ работы, администрация организации должна на 100% убедится в полной работоспособности установленной медицинской информационной системы. Для проведения испытаний создается приемная комиссия из сотрудников администрации ЛПУ и ключевых пользователей системы с участием наших специалистов. В ходе испытаний все результаты протоколируются, а выявленные недочеты подлежат устранению. Под недочетами подразумевается не соответствие требованиям к работе в системе, зафиксированным и утвержденным сторонами в техническом задании на внедрение и определенным на этапе диагностики и консультаций.

    Обычно дата начала промышленной эксплуатации совпадает с датой, открывающей очередной отчетный период в организации – начало квартала или начало года, редко начало месяца. При планировании работ в период опытной эксплуатации мы рекомендуем ориентироваться на выбранную дату. Желание наших Заказчиков как можно быстрее использовать выгоды и преимущества от использования медицинской информационной системы ЭМСИМЕД как можно быстрее вполне понятно и оправданно, поэтому нередки случаи, когда на персонал Заказчика и на наших инженеров возлагается «сверхурочная» нагрузка. Планировать такую нагрузку надо осторожно и сбалансировано, учитывать мотивацию и готовность персонала, финансовую составляющую процесса.

    Обычно работы в режиме опытной эксплуатации проходят в виде взаимных консультаций, если конечно не осталось долгов по плановым работам других этапов внедрения из-за приведенных выше факторов. Наиболее оптимальным вариантом организации таких консультаций является очная консультация наших специалистов в течении 2-3 часов 1-2 раза в неделю прямо на объекте автоматизации Заказчика. В таком варианте консультаций у администрации Заказчика есть возможность запланировать и организовать групповую консультацию, а у персонала есть возможность поработать в системе и собрать перечень вопросов к обсуждению. Таким образом происходит интенсивный обмен информации между большим количеством участников, сотрудники учатся на опыте своих коллег, благодаря чему существенно повышается эффективность процесса. При необходимости также назначаются плановые индивидуальные консультации, в ходе которых персонал также может озвучить выявленные в процессе работы текущие недочеты.

    Полноценное и правильное проведение опытного режима эксплуатации гарантирует использование медицинской информационной системы ЭМСИМЕД персоналом Заказчика с максимальной эффективностью. Специалисты нашей компании с радостью окажут полное содействие и помощь в освоении нового, инновационного инструмента автоматизации деятельности медицинского учреждения.