Регистратура

Любое медицинское учреждение начинается с регистратуры. Именно там начинается знакомство пациента с ЛПУ.

Регистратура предопределяет поведение пациента на дальнейших этапах медицинского обслуживания, формирует его впечатление и представление о заведении

Современная регистратура решает огромное количество задач, начиная с выдачи любой справочной информации посетителям и ведения картотек, и заканчивая организацией процесса движения пациентов по специализированным медицинским Модуль «Регистратура»отделениям. Однако далеко не каждому руководителю медицинского учреждения удается преодолеть проблемы очередей в регистратуру и к врачам, наладить процессы хранения и обработки бумажных картотек, преодолеть сложности в составлении графиков и расписаний и разрешить другие организационные вопросы.

Из-за большого количества рутинных операций, огромного потока обрабатываемой информации, устаревшей формы хранения и обработки документации регистратура в большинстве случаев управляет потоком пациентов не оптимально. Пациенты, в свою очередь, расценивают это как невнимательное, некачественное обслуживание и складывают негативное мнение о медицинском учреждении еще до начала лечения.


Для коммерческой клиники такое отношение приводит к потере имиджа и прибыли заведения, для государственных учреждений - скандалами и жалобами в вышестоящие инстанции. Чтобы этого избежать, главному врачу или директору современной больницы необходимо:

  1. Автоматизировать формирование медицинских карт, талонов, справок и остальной медицинской документации
  2. Наладить автоматизированный процесс управления рабочим временем персонала и составления графиков приемов врачей, кабинетов и оборудования
  3. Создать новый, удобный и наглядный электронный инструмент для записи пациентов, мониторинга доступных ресурсов учреждения, и координации пациентов и врачей с учетом внештатных ситуаций
  4. Автоматизировать процесс регистрации и поиска пациентов в базе данных лечебно-профилактического учреждения
  5. Компьютеризировать формирование статистической и отчетной информации согласно требованиям МОЗ и управленческим задачам руководства ЛПУ
  6. Разработать автоматизированное средство управления событиями и действиями, связанными с обслуживанием пациентов
  7. Автоматизировать инструмент управления всеми доступными ресурсами ЛПУ с целью повышения скорости обслуживания пациентов и качества предоставляемых услуг

Современный медицинский комплекс МИС «ЭМСИМЕД» направлен на удовлетворение всех вышеописанных нужд. В состав этой медицинской информационной системы входит модуль «Регистратура», который и решает подобные проблемы.

С помощью «Регистратуры» любое медицинское учреждение получает значительное конкурентное преимущество за счет качественной, эффективной и экономичной работы не только регистратуры, но и всего учреждения в части управления пациентами и ресурсами медицинского учреждения.

Модуль состоит из нескольких ключевых компонент, отвечающих за определенные процессы в работе регистратуры. Базовый набор компонент обеспечивает полноценное функционирование регистратуры в любом медучреждении. Расширенный набор пригодится организациям с повышенными требованиями к использованию, мониторингу и контролю всех доступных ресурсов, а также крупным коммерческим клиникам.

Основная компонента «Регистратура» автоматизирует следующие процессы:

Компонент «Регистратура»
  • Формирование амбулаторной электронной медицинской карты по форме №025/о в момент первой регистрации пациента в регистратуре
  • Формирование талона записи на прием по форме № 025-4/0
  • Формирование разрешения на обработку персональных данных в соответствии с законом
  • Контроль нагрузки оборудования или врачей некоторых специализаций (например, система способна сообщать работнику регистратуры о том, что врач-рентгенолог близок к максимально допустимому уровню нагрузки)
  • Автоматический опрос о причине отмены визита в случае наступления такового с фиксацией в журнале
  • Ведение списка ожидания пациентов в случае использования очереди пациентов
  • Автоматическая (также доступна и ручная) регистрация времени прихода и завершения приема пациента с автоматическим сигналом для принимающего врача
  • Полное и удобное в привычном виде календаря и временной шкалы отображение всей основной информации о графиках и расписании врачей, кабинетов и оборудования, местонахождении пациентов и врачей
  • Автоматический поиск и обработка данных после считывания штрих-кода сканером.
Талон на прием амбулаторного больного
В полуавтоматическом режиме также могут выполняться следующие функции:

  • Запись пациента в любое отделение, любой кабинет, к любому врачу, на любое медицинское событие во всех учреждениях, входящих в состав объединения ЛПУ (Эта функция полезна крупным организациям с несколькими ЛПУ, отделениями и филиалами, у которых есть один центральный кол-центр или административный пост обслуживания пациентов)
  • Запись пациента к врачу, на процедуры, инструментальное или лабораторное исследование или другое медицинское событие в несколько щелчков мыши; одновременно собирается информация о причине обращения, страховке, враче, направившем пациента, и другие данные
  • Управление исключительными событиями в расписании врача, такими как отпуск, срочный вызов в стационар и другими.

Информация о записи пациента на прием
Компонента обеспечивает организацию рабочего места медицинского регистратора в удобном и привычном для сотрудника формате:

  • Журналы приема пациентов классифицируются по специализации врача, по разным видам приемов, по комплексному (профилактическому) приему несколькими врачами;
  • Разные журналы и типы приемов отличаются цветом оформления
  • В форме журнала содержится информация о расписании работы врача, его присутствии на рабочем месте, номере кабинета, в котором проводится прием
  • Есть возможность автоматически и вручную регулировать стандартную длительность приема врача

Отображение исключительного события врача (конференции)
Помимо этого, компонента предоставляет различную аналитическую, отчетную и статистическую информацию в виде предустановленных отчетных форм. К последним относятся расписание приема врача или кабинета; расписание пациента; расписание событий в учреждении за заданный период времени; регистрационная карта пациента; список просроченных ожиданий; общий список ожиданий или список ожиданий по типу события, журнала или ресурсу за период времени; общая статистика регистратуры; статистика причин отмены и приемов и так далее.

Также система «ЭМСИМЕД» дает пользователю возможность создавать пользовательские отчеты на основе информации, которую хранит система.

Компонента «Расписание»
Компонента «Расписание»Компонента «Расписание» автоматизирует следующие задачи в работе регистратуры:

  • Составление графиков работы врачей по обслуживанию пациентов
  • Автоматическое составление приемов пациентов каждым врачом на основе имеющихся графиков расписания
  • Планирование рабочего времени сотрудников на любой период
  • Составление графиков работы сотрудников на основе настраиваемых шаблонов или полностью вручную
  • Ведение календарей рабочего времени
  • Контроль открытых смен и контроля нарушений использования рабочего времени (если необходимо)
Количество графиков и шаблонов ничем не ограничено.

График работы врача
С помощью компоненты «Расписание» можно получить отличную визуализацию всей основной рабочей информации. Представлена она как гибкий календарь для расписаний с удобной иерархической структурой всех доступных ресурсов учреждения, на которые производится запись на прием. Таким образом, вся оперативная информация помещается в экран, не требует долгих поисков, сложной фильтрации и перелистывания. Это значительно упрощает работу регистратора и делает его работу комфортнее.

Компонента «Регистрация пациента»
Компонента «Регистрация пациента»Эта компонента обеспечивает первичную регистрацию пациента в полуавтоматическом режиме. В большинстве случаев регистратору предлагается выбор из заранее предопределенного списка возможных вариантов. Вся регистрационная информация сохраняется в электронной карте, которую при желании можно распечатать.

Компонента позволяет собирать как строго обязательную информацию о будущем пациенте, необходимую для формирования статистических отчетов в Министерство здравоохранения, так и персональные данные, требуемые правилами конкретного учреждения.

Для удобства сотрудников регистратуры предусмотрено две формы сбора данных: сокращенная и полная.
В сокращенной форме компонента требует ввода только самой необходимой информации: ФИО, льгот, гражданства, пола, даты рождения, типа населенного пункта, контактов и данных о страховке.

Сокращенная форма регистрации пациента
В полной форме компонента также собирает данные о документах пациента, уточняет информацию о страховке, а также группирует пациентов по соответствующим закладкам окна ввода.

Регистратор также может воспользоваться автоматическим адресным каталогом, содержащим все возможные города, улицы и районы страны. Благодаря этому полный адрес пациента можно внести в систему всего за несколько секунд. Ввод телефонных номеров также может происходить по заданным шаблонам - это уменьшит количество ошибок ввода и ускорит поиск пациента в случае анонимной регистрации (когда предоставляется только номер телефона).

Информация, которая заполняется в полной форме регистрации пациента
Медрегистраторы также найдут удобной возможность регистрации пациента прямо во время записи его на прием. Все собранные данные будут переданы в автоматически созданную регистрационную карточку, которую позже можно легко отредактировать.

Компонента «Поиск пациента»
Компонента «Поиск пациента»Эта компонента решает две наиболее рутинные и трудоемкие задачи регистратора: поиск человека среди уже зарегистрированных пациентов и предотвращения повторной регистрации одного и того же больного.

Вместо изучения стеллажей в поисках бумажной карточки пациента, которая может и вовсе оказаться у него дома, регистратор может найти искомую карту легко и быстро. Ведь поиск с помощью системы «ЭМСИМЕД» можно производить по любому из нижеследующих параметров:
  • Фамилия
  • Телефон (в предустановленных шаблонах)
  • Адрес
  • Номер зарегистрированного в системе документа пациента
  • Номер страхового полиса
  • Диапазон дат при поиске по дате рождения
Параметры поиска пациента
Результаты поиска отображаются и обновляются по мере ввода данных в соответствующее поле. Найти карту можно и с помощью нескольких альтернативных методов:

  • Поиск в группах, к которым пациент мог быть ранее приписан врачом или регистратором
  • Поиск в алфавитном каталоге, где группировка карт происходит по первой букве фамилии
  • Поиск по месту регистрации
  • Также можно найти регистрационную карту путем считывания штрих-кода документа.

Когда регистратор совершает регистрацию нового пациента, система в скрытом режиме осуществляет поиск по введенным данным. В случае совпадения компонента предложит оператору результаты поиска. Если пациент уже был ранее зарегистрирован, регистратор может тут же отменить регистрацию. В случае необходимости система также позволяет ввести полный дубликат регистрационной карты.

Компонента «События регистратуры»
Компонента «События регистратуры»С помощью этой компоненты система «ЭМСИМЕД» позволяет значительно упростить диалог между регистратором и пациентом. К примеру, если пациент имеет проблемы со зрением, он может записаться на консультацию к офтальмологу. Поликлиника организует для клиента соответствующее событие. Однако пациент не знает, что в консультацию входит ряд четких и конкретных действий, таких как проверка остроты зрения, определение рефракции, осмотр глазного дна и другие.

Таким образом, событие - это одно или несколько медицинских действий, которые осуществляет медучреждение в рамках посещения пациента. К действиям относятся прием врачей, консультации, операции, инструментальные исследования, лабораторные исследования, медицинские манипуляции, различные виды лечения и медицинской помощи, вакцинации, диагностические процедуры, и другие.


Событие - это одно или несколько медицинских действий, которые осуществляет медицинское учреждение в рамках посещения пациента.


При наличии модуля «Медицинские услуги» перечисленные действия также можно представить в виде платных услуг. Тогда событие для клиента станет набором услуг со стороны медицинского учреждения. Таким образом, компонента поможет решить задачи управления как государственным учреждениям, которым свойственно ведение только управленческого и статистического учета за предоставленные услуги, так коммерческим заведениям с характерным гибким формированием тарифной политики.

Следует оговориться, что события и действия (услуги) - это объект управления всего учреждения в целом. В рамках же компоненты «События регистратуры» управление происходит в части привязки конкретного медицинского события конкретному пациенту в регистратуре.

Разделение медицинской активности на «события» и «услуги» - отличительная черта системы «ЭМСИМЕД». Так, можно создавать несколько однотипных событий, содержащих разные наборы услуг (медицинских манипуляций). Таким образом, регистратура или кол-центр медучреждения могут предлагать пациенту «событие», а учитываться в финансовом, складском и статистическом учете будут конкретные услуги и действия.

Главный врач, коммерческий директор, администратор регистратуры, заведующий отделением и другие ответственные работники ЛПУ смогут очень гибко и точно компоновать, продавать, учитывать и контролировать медицинские услуги, оказываемые пациентам. С системой «ЭМСИМЕД» медработник будет получать четкие инструкции, а у клиентов не возникнет проблем с пониманием предоставляемых услуг.

Перечень событий регистратуры
Компонента «События регистратуры» позволяет группировать различные события в группы в соответствии с правилами и внутренними процессами медучреждения или по определенному логическому признаку. Пользователь системы самостоятельно создает группы и называет их на свое усмотрение. Количество возможных групп неограниченно. Сгруппированные события отображаются иерархически, что удобно для управления, контроля и мониторинга.

Каждое событие имеет ряд реквизитов:

  • уникальный код, который присваивается согласно системе внутренних обозначений, если таковая введена в учреждении
  • название
  • статус активности (действие может быть заблокировано для использования)
  • специальные свойства при печати
  • длительность события (может иметь значение по умолчанию для составления расписаний или определяться во время привязки к конкретному пациенту в зависимости от сложности действия)
  • ограничения на пол и возраст. Реквизиты позволяют легко управлять как самим событием, так и активностью всего медицинского учреждения.

  • Согласно правилам проведения медицинского обслуживания некоторые медицинские процедуры несовместимы между собой. Иными словами, их нельзя применять к пациенту в рамках одного приема. Поэтому компонента «События регистратуры» поддерживает управление совместимостью событий на трех уровнях:

  1. исключительная совместимость
  2. полная совместимость
  3. совместимость с тождественными событиями.

    Таким образом, автоматический контроль совместимости медицинских событий значительно снижает риски некачественного или неправильного обслуживания пациентов.

    Некоторые диагностические события происходят с использованием диагностического оборудования. Если в последнем есть DICOM3 интерфейс, то в свойствах события можно также указать тип исследования, которое необходимо провести с помощью данного прибора. Система автоматически сформирует аппарату команду, получит результаты исследования и внесет эти результаты в электронную медицинскую карту.

Компонента «Ресурсы учреждения»
Компонента «Ресурсы учреждения»Эта компонента создана для максимального гибкого и эффективного использования всех имеющихся ресурсов медицинского учреждения.
Известно, что любое медучреждение управляет следующими объектами в своей деятельности:

  • Основной трудовой персонал: врачи, медсестры, специальный персонал
  • Места работы персонала: кабинеты, операционные, манипуляционные, палаты и т.д.
  • Оборудование, которое используется для предоставления медицинских услуг
  • Непосредственно медицинские услуги и события

Компонента «Ресурсы учреждения» позволяет скомпоновать все вышеуказанные составляющие в один объект - ресурс медицинского учреждения - и управлять им как единым целым.

Этот подход наиболее удобен и практичен в ситуациях, когда нужно производить грамотное резервирование, планирование деятельности, оптимизацию загрузку врачей и управлять потоком пациентов, что актуально для регистратуры.

Перечень ресурсов учреждения

Объясним работу компоненты на примере


В частной клинике есть один передвижной аппарат для УЗИ, три кабинета для проведения ультразвукового исследования (и оказания других медицинских услуг) и три врача-узиста. Задача: максимально эффективно использовать единственные аппарат и обеспечить комфорт для пациентов во время оказания услуги «УЗИ брюшной полости».

Подобной цели можно добиться, если аппарат будет всегда задействован и не будет простоев во время переодевания пациента или консультации по результатам обследования (как часто и происходит). Комфорт для пациентов обеспечивается тем, что его обслуживает один врач в одном кабинете на протяжении всего приема.

Выход в таком случае таков - передвигать аппарат туда, где он необходим в конкретный момент времени. Определение местоположения аппарата (его резервирование) происходит в регистратуре во время записи пациента на прием.

Для решения этой задачи в компоненте «Ресурсы учреждения» необходимо создать глобальный ресурс с названием «УЗИ Аппарат», связать его с тремя доступными кабинетами, тремя доступными врачами и набором событий «УЗИ исследования». Этот глобальный ресурс и занятость его составных частей будет видеть работник регистратуры. Так он совершенно точно сможет знать, какой врач принимает, в каком кабинете, и в какой промежуток времени ему понадобится аппарат для УЗИ. Имея такую информацию, регистратор назначит прием следующему пациенту таким образом, чтобы аппарат не простаивал. По необходимости, можно также найти свободный кабинет и свободного врача из числа перечисленных в ресурсе, поскольку в данном случае врачей и кабинетов достаточно, и они не являются особо контролируемым объектом управления.
Особенно удобно то, что длительность каждого конкретного УЗИ может быть предустановленна заранее или указана вручную регистратором. Благодаря этому на временной шкале ресурса всегда видно, когда аппарат простаивает и его можно задействовать.

Возвращаемся к описанию компоненты.
Управление ресурсами учреждения обеспечивается несколькими характеристиками, делающими работу простой и эффективной:

  • Название, полное и краткое – два варианта, которых вполне достаточно, чтобы полностью описать ресурс и сделать его понятным для сотрудников
  • Описание – необязательно поле для специальных инструкций персоналу
  • Статус активности, с возможностью блокировки ресурса
  • Принадлежность конкретному отделению учреждения с ограничением доступа со стороны других отделений
  • Масса настроечных параметров для отображения на рабочем месте регистратора и тонкой настройки ресурса
  • Набор фиксированных составляющих, которые жестко выделены под ресурс
  • Набор дополнительных (резервных) составляющих, на случай, если фиксированные составляющие все заняты
  • Статус группового использования ресурса и количество человек в группе.

Компонента «Журналы регистратуры»

Компонента «Журналы регистратуры»С помощью этой компоненты можно максимально гибко настраивать всевозможные журналы для фиксации событий, связанных с записью пациента на прием. Журналы очень тесно интегрируются с компонентой «Ресурсы учреждения». Таким образом, значительно упрощается решение задач сотрудников регистратуры. Запись в журналах становится возможной только относительно тех ресурсов, которые приписаны к этому журналу. Один журнал может «обслуживать» несколько однотипных ресурсов, что значительно упрощает контроль записи и мониторинг всех процессов регистратуры.

Система «ЭМСИМЕД» позволяет вести как общие журналы регистратуры, относящиеся к нескольким врачам одного профиля, так и персонально настраиваемые журналы, в которых можно регистрировать запись в нестандартных ситуациях. Например, если необходимо организовать запись на профессиональный осмотр с участием нескольких разнопрофильных специалистов.



Компонента «Координатор»,
входящая в расширенный набор модуля «Регистратура», будет особенно полезна крупным медицинским организациям, где необходимо четко координировать движение пациентов по учреждению, предупреждать врачей и пациентов о запланированных событиях, и отслеживать и фиксировать эти предупреждения в системе.
Информация о пациенте и статусе приема на рабочем месте координатора
Компонента «Монитор предупреждений»
Еще одна компонента «Монитор предупреждений» из того же расширенного набора поможет регистраторам предупреждать пациентов о том, что им назначен прием в определенное время. Система выводит список всех пациентов с контактным телефоном и основной информацией. Затем регистратор (или оператор кол-центра) звонит клиенту и ставит отметку в системе, что он был предупрежден. Если клиент отказался от запланированного приема, медрегистратор может в интерфейсе регистратуры немедленно отменить запланированный прием.

Такая функция будет очень полезной тем медучреждениям, которые заботятся о комфорте пациентов, своем имидже и максимально эффективном обслуживании потока пациентов.
Компонента также позволяет контролировать качество работы регистраторов и операторов кол-центра.



Компонента «Поиск ресурсов»
Компонента «Поиск ресурсов» призвана решить еще одну задачу регистратуры: недостаточность ресурсов для обслуживания пациентов. Когда все доступные фиксированные ресурсы (врачи, кабинеты или оборудование) уже заняты другими пациентами, регистратор может выполнить поиск среди свободных дополнительных ресурсов и таким образом обслужить пациента и принести дополнительные выгоды для организации. Эта компонента представлена в расширенном наборе модуля «Регистратура».






Компонента «Монитор занятости ресурсов»Компонента «Монитор занятости ресурсов» окажется полезной администрации учреждения для общей оценки загрузки клиники. Компонента в одном окне отображает занятость и время работы абсолютно всех составляющих ресурсов клиники. Обновление информации может происходить автоматически с частотой в одну минуту.

На основании такой информации главный врач или директор лечебно-профилактического учреждения может принимать сиюминутные тактические решения о перенаправлении или перераспределении ресурсов в зависимости от ситуации, или составлять стратегические планы развития и расширения учреждения. Также компонента удобна для функций контроля общей деятельности учреждения.

Как было показано выше, модуль «Регистратура» обладает огромным количеством функций, достаточно прост в первоначальной настройке и гарантирует оптимальный результат в непростой задаче автоматизации деятельности такого важного отдела любого медучреждения как регистратура. В основу модуля заложена необходимость в гибкой подстройке под процессы регистратуры. Таким образом, любое медицинское учреждение может перенести в МИС «ЭМСИМЕД» свои внутренние процессы регистратуры в том виде, в котором они уже используются в учреждении. Это даст еще одно конкурентное преимущество и повысит качество обслуживания и пациентов, и сотрудников организации.